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¿Qué libros deben ser presentados para su legalización?

1. Libros
   Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios. Así comienza la redacción del artículo 18 de la Ley 14/2013 antes mencionada, por tanto, si nos atenemos al mínimo estipulado por las distintas disposiciones legales, estamos hablando de los siguientes libros:
   1. Diario.
   2. Inventarios y Cuentas Anuales (incluida la memoria).
   3. Actas.
   4. Registro de Socios o de Acciones Nominativas, según el tipo de sociedad.
   5. Contratos del Socio Único, en caso de sociedades unipersonales.
   No obstante, dependiendo de la actividad y del detalle que se haga del contenido de cada libro, habrán de ser presentados:
   1. Diario.
   2. Inventario y Cuentas Anuales.
   3. Balances de comprobación (sumas y saldos).
   4. Inventario.
   5. Balances.
   6. Memoria.
   7. Mayor.
   8. Libro de Pérdidas y Ganancias.
   9. IVA.
   10. Facturas Emitidas.
   11. Facturas Recibidas.
   12. Detalle del Diario.
   13. Registro de Acciones Nominativas.
   14. Registro de Socios.
   15. Libro de Actas.
   16. Libro de Detalle de Actas.
   17. Libro de Actas del Consejo.
   18. Libro de Detalle de Actas del Consejo.
   19. Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal.
   20. Otros.
   Además, los empresarios podrán legalizar en cada ejercicio (si así lo desean) cualquier otro libro que no tenga carácter obligatorio, normalmente porque interese registrarlo a efectos “probatorios”.
2. Formatos
   1. Excel (Extensión válida XLS o XLSX)
   2. QuatroPro (Extensión válida WQ1)
   3. Lotus (Extensión válida WK1)
   4. Word (Extensión válida DOC o DOCX)
   5. Rich Text Format (Extensión válida RTF)
   6. Acrobat Reader (Extensión válida PDF)
   7. Open Office (Extensión válida ODS y ODT)
   No será necesaria la instalación o compra de ningún programa específico a tal fin, pues como podemos comprobar las aplicaciones ofimáticas que habitualmente solemos utilizar en nuestros ordenadores nos permitirán generar Actas en Word, Excel, etc., y simplemente tendremos que incorporar esos ficheros al programa informático con que vayamos a generar el fichero a presentar (programa LEGALIA si utilizamos el del propio Registro u otro con el que trabajemos habitualmente y facilite la generación de este tipo de libros), que dispondrá de un sistema de protección al objeto de garantizar la no manipulación. Esta protección se realizará mediante la utilización de una huella digital correspondiente a cada libro por medio de un “lenguaje cifrado” (técnicamente algoritmo estándar SHA256 RFC 6234).
3. Particularidades del Libro de Actas
   Todas las actas de reuniones de los órganos de la sociedad (incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único de sociedades unipersonales) deberán ser presentadas de forma telemática para su legalización (en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social).
   Es cierto que en la inmensa mayoría de empresas de nuestro país, suele existir únicamente un acta al año, el de aprobación de las cuentas anuales del ejercicio, pero decisiones como el cambio de denominación, cambio de domicilio, ampliación de capital, cualquier modificación estatutaria, etc., requieren la aprobación de los órganos sociales y consecuentemente de la formalización de un acta que deberá ser incluida en el Libro. Luego nos encontraremos con Libros de Actas de ejercicio que conste de un acta única (aprobación de cuentas anuales) y Libros de Actas que incorporen varias actas de un mismo ejercicio e incluso en esta primera legalización telemática, actas de ejercicios anteriores.
   La llevanza de este Libro de Actas podrá ser única, es decir, un solo libro de Actas para todos los órganos colegiados de la sociedad (Junta General de Socios o Accionistas, Consejo de Administración, etc.) o llevar un Libro de Actas por cada uno de los órganos colegiados.
   En cualquier caso, será necesario hacer constar la fecha de apertura y fecha de cierre del ejercicio presentado para su legalización.
   Ya lo hemos comentado en un apartado precedente, pero no consideramos redundante el volver a realizar hincapié en este hecho, en cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se vuelvan a incluir nuevamente y de forma obligatoria estas actas ya presentadas.
   Advertencia: El Libro de Actas que se presenta para su legalización contendrá actas fechadas en el ejercicio cerrado, es decir, del ejercicio precedente a aquel en el que se está realizando la presentación telemática. Ejemplo: el acta de aprobación de las cuentas anuales del ejercicio 2016, si el ejercicio económico coincide con el año natural, se formalizará normalmente entre Abril y Junio del ejercicio 2017, luego NO habrá de ser incluida en el Libro de Actas correspondiente al ejercicio 2016.
4. Particularidades de los Libros registros de Socios o Acciones Nominativas.
   Este es un Libro que debió haberse legalizado una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil (será el primero de orden), en el que conste la titularidad inicial de los fundadores.
   Así, si este libro ya fue legalizado, sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas; es decir, si no se han producido modificaciones, NO SERÁ NECESARIO presentar este libro.
   Si este libro no fue legalizado, puede procederse a la legalización del mismo incluyéndolo en los primeros libros presentados telemáticamente. Este libro deberá contener una información mínima requerida. Le presentamos posibles modelos de Libros:
   1. Libro Registro de Socios.
   2. Libro Registro de Acciones Nominativas.

1. Certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido y,
2. El archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.